Accéder à la version française
Julia is stressed out: she is now less than 4 hours away from presenting her financial report on the office redevelopment to the Executive committee. As the financial controller in charge of this huge project’s budget, she wants to be crystal clear. But her boss, the VP Finance, told her presentation would have more impact with pictures showing the office before and after redevelopment.
Step 1 – Need photos? Ask Communications!
In the open-space where the Communications department just moved, big posters exhibit the beautiful luxury perfume bottles created by the company. Sadly, the whole team is away to attend an exhibition. The only member left is Byron, the Internal communications trainee, but he is not allowed to access the media library, since the costly licences are billed per user. Julia leaves the open-space empty-handed.
Step 2 – Second try: ask any other department
Julia has an idea: Rick, the Maintenance manager, probably has the photos she is looking for, since he managed all the works during the office redevelopment. After searching for Rick almost everywhere on several floors, she finds him with part of his team, working on a maintenance operation. Rick is delighted to answer Julia’s request: earlier this morning, he received a report from the architect, featuring many pictures of the building and office before and after the project. From his mobile, he forwards the document to Julia. Confident, she comes back to her office, and opens Rick’s email.
Step 3 – Face quality issues
It’s a disaster. The architect’s document is a PDF, and does not allow her to copy-paste photos in her presentation. She tries making screenshots of the pictures, but the result is not professional at all.
Step 4 – Call a friend of yours
Julia calls her friend Chloé to ask for help during a coffee break. As she works in the IT department, Chloé is likely to know where to find the expected pictures. After a few minutes, it appears that Chloé knows a lot, though nothing helpful: the media library is great but features photos of products only; the Maintenance guys deal have thousands of pictures in their folders, but it’s almost impossible to find anything in such clutter. “Trust me, asking the architect himself is likely to be the easiest thing to do”, says Chloé.
Step 5 – Try your last option
Then Julia returns to Rick and asks him the phone number of the architect. She calls on his mobile, but gets no answer, and leaves a desperate voicemail. During minutes which seem long as eternity, she awaits an answer while trying to find another solution.
Step 6 – Finally, expect today to be a lucky day
The architect calls back Julia after about fifteen minutes. Luckily, he is available. And just in front of his computer. And he takes the time required to upload the pictures on share-big-files.com. So Julia downloads the zipped file, unzips it on her computer, and finally selects some of the pictures for her slideshow.
Step 7 – (Almost) Happy end
Julia finishes all these actions sharply before her presentation. She rushes into the meeting room where she arrives out of breath, stressed out, and nervously exhausted. During her presentation, the CEO emphasizes that some of the photos are in reverse order. Expect that feedback, her performance is OK. When she comes back to her office, she opens her mailbox and notices an urgent request received earlier. She spends the evening in front of her computer to process this request.
The same story… the WizyVision edition!
After her discussion with the VP Finance, Julia comes back to her office. She opens WizyVision, her company’s media hub. In a few clics, the photos she needs appear on her screen: the search feature seems to literally understand the content of each image. Thanks to geolocation data, she can even find pictures taken in different locations of the building. After this, she’s only a few clics away from inserting pictures in her slideshow.
She is still more than 3 hours away from her presentation to the Executive Committee. It leaves her enough time to answer an urgent request received a few minutes earlier. Then she offers a coffee to her friend Chloé from the IT Department. They spend a good time sharing news and Chloé finds the exact words to encourage Julia before her presentation. She arrives right on time in the meeting room, relaxed and confident.
In the end, the CEO thanks her for this “very clear, inspiring and professional presentation”, and asks everybody to do the same for more pleasant, impacting and understandable presentations. As soon as the attendees leave the room, the VP Finance congratulates her for her performance.
So, which version of this story best describes what happens in your company?
Version Française
Une histoire en 7 étapes pour des présentations impactantes
Julie est stressée : il lui reste moins de 4 heures avant de présenter au Comité de direction son rapport financier sur les travaux de réaménagement des locaux. En tant que contrôleur de gestion chargée du budget de ce projet important, son rapport doit être parfait. Mais la Directrice financière vient de lui demander de rendre sa présentation plus claire, par exemple en ajoutant des photos avant / après travaux pour illustrer ses propos.
Etape 1 – Des photos ? Demander à la Communication !
Dans l’open-space où l’équipe Communication vient de s’installer, de grands posters mettent en valeur les bouteilles de parfum de luxe produites par l’entreprise. Malheureusement, toute l’équipe s’est absentée pour participer à un salon. Il reste Byron, le stagiaire Communication interne, mais il n’a pas accès à la médiathèque car les licences, facturées à l’utilisateur, coûtent cher. Julie repart bredouille.
Etape 2 – Deuxième essai : demander à n’importe quel autre service
Julie réalise que Richard, le responsable maintenance, a probablement les photos recherchées, puisqu’il a supervisé le chantier de réaménagement des locaux. Après avoir parcouru plusieurs étages, elle finit par le trouver avec une partie de son équipe, qu’il épaule sur une intervention technique. Richard est ravi de pouvoir aider Julie : il reçu tôt ce matin le rapport de l’architecte, illustré de nombreuses photos avant/après travaux. Depuis son smartphone, il lui fait suivre le document par mail. Julie retourne à son bureau rassurée, puis ouvre le mail de Richard.
Etape 3 – Faire face aux problèmes de qualité
Catastrophe ! Le rapport de l’architecte, au format PDF, ne permet pas à Julie de copier-coller les photos dans sa présentation. Elle tente de faire des captures d’écran, mais le résultat est de mauvaise qualité.
Etape 4 – Faire appel à un ami
Julie décide d’appeler son amie Chloé pour lui expliquer son problème autour d’un café. Chloé travaille à l’informatique, elle sait probablement comment trouver les photos qu’elle recherche. En fait, Chloé sait plein de choses, mais rien pour l’aider : elle connaît la médiathèque de la Communication, qui ne contient que des photos de produits ; elle sait que le service Maintenance détient des milliers de photos qui encombrent le réseau, mais il sera impossible de trouver rapidement quoi que ce soit dans ce fouillis. “Crois-moi, demander ces photos à l’architecte reste la solution la plus simple”, lui dit Chloé.
Etape 5 – Tenter un dernier atout
Julie retourne voir Richard pour lui demander les coordonnées de l’architecte. Elle l’appelle sur son portable, mais il ne répond pas. Elle lui laisse un message désespéré. Pendant de longues minutes, elle angoisse en se demandant quelle autre solution elle pourrait tenter.
Etape 6 – Croire à son jour de chance
L’architecte rappelle Julie après une quinzaine de minutes, qui lui auront paru une éternité. Heureusement, il est disponible. Il est juste devant son ordinateur. Il prend le temps de charger sur echange-gros-fichiers.com les photos dont Julie a besoin. Puis elle récupère l’archive compressée sur le site, la décompresse sur son ordinateur, en enfin sélectionne quelques photos pour sa présentation.
Etape 7 – Une fin (presque) heureuse
Julie termine juste avant l’heure de sa présentation. Elle court dans la salle de réunion où elle arrive essouflée, stressée, et déjà épuisée. En cours de présentation, le PDG lui fait remarquer qu’elle a inversé certaines photos, mais le reste de sa présentation se déroule correctement. En retournant à son bureau, elle se rend compte qu’elle doit consacrer sa soirée à traiter une demande urgente reçue plus tôt dans la journée.
La même histoire… Version WizyVision!
Après sa discussion avec la Directrice financière, Julie revient à son bureau. Elle accède à WizyVision, le hub média de son entreprise. En quelques clics, elle repère les photos dont elle a besoin : le moteur de recherche semble littéralement comprendre le contenu de chaque photo. Grâce à la géolocalisation, elle peut même rechercher des photos du chantier prises dans des ailes différentes du bâtiment. En quelques clics supplémentaires, elle intègre les photos à sa présentation.
Il lui reste plus de 3h avant sa présentation au Comité de Direction, ce qui lui laisse le temps de traiter la demande urgente qu’elle vient de recevoir. Puis elle propose un café à son amie Chloé, de l’informatique. Elles s’échangent tranquillement quelques nouvelles, puis Chloé trouve les mots pour l’encourager juste avant que sa présentation démarre. Julie arrive sereine et détendue dans la salle de réunion.
A la fin de sa présentation, le PDG la remercie pour ce travail “très clair, très pédagogique et très professionnel”, et demande à chacun de s’en inspirer pour que les présentations soient plus agréables, plus impactantes et plus faciles à suivre. Lorsque les participants quittent la salle, la Directrice financière la félicite pour sa performance du jour.
Et dans votre société, laquelle de ces deux versions de l’histoire se raconte ?
